Hankinnoista tallennetaan järjestelmään seuraavat tiedot:
- toimeksisaajan nimi, tunniste ja edunsaajatiedot
- alihankkijan nimi ja tunniste.
Tiedot toimeksisaajista ja alihankkijoista kerätään välittömästi toimenpiteen toimeenpanoon liittyvien palveluiden tai tavaroiden toimittajista. Tietoja ei kuitenkaan kerätä tukipalveluiden toimittajista. Tukipalveluita ovat esimerkiksi matkustamiseen liittyvät palvelut, käännöspalvelu ja kokoustarjoilut.
Mikäli hankinnat ovat toimenpiteen ydintekemistä, tiedot toimeksisaajista ja alihankkijoista tulee kerätä myös pienhankinnoista, eli myös niistä hankinnoista, jotka eivät ylitä hankintalaissa määriteltyjä kansallisia tai EU-kynnysarvoja. Ydintekemiseksi katsotaan toimenpiteen toteuttamisen kannalta välttämättömät toiminnot.
Hankinnoista lisätään järjestelmään seuraavat liitteet:
- Hallinnon sisäisistä kehittämishankkeissa tallennetaan järjestelmään hankintapäätös- ja sopimus. Tukipalveluista, esimerkiksi matkustamiseen liittyvät palvelut, käännöspalvelut tai kokoustarjoilut, ei kuitenkaan liitetä todenneasiakirjoja järjestelmään. Kyseiset asiakirjat tallennetaan niihin järjestelmiin, jotka tukiviranomaisella on tavanomaisestikin käytössä, esimerkiksi Handi, Vahva jne.
- Hallinnon sisäisistä kehittämishankkeissa toimenpiteen ydintekemiseen liittyvistä hankintalain kansalliset ja EU-kynnysarvot alittavista pienhankinnoista ei tarvitse liittää hankintapäätöstä- ja sopimusta, jos organisaation hankintaohjeistus ottaa kantaa johonkin alarajaan, minkä alittavista hankinnoista ei tehdä hankintapäätöstä ja -sopimusta
- Rahoitustukea saavien tuensaajien hankinnoista ei tallenneta hankinta-asiakirjoja järjestelmään. Tukiviranomaisen järjestelmiin ko. hankinta-asiakirjat tallennetaan tukiviranomaisen omien käytäntöjen mukaisesti.