Upphandlingsverksamhet och behandling av uppgifter

Samarbetsforumet för offentlig upphandling (Hankinta-Suomi) främjar den samhälleliga genomslagskraften hos de medel som används för offentliga upphandlingar samt den offentliga ekonomins hållbarhet. Det strategiska forumet för offentliga upphandlingar består av representanter av såväl statliga som kommunala upphandlingar. Som en del av beredningen av den nationella upphandlingsstrategin och inom ramen för nätverkssamarbetet har upphandlingsspecialister kartlagt nuläget för Finlands offentliga upphandlingar, behandlat centrala utvecklingsobjekt och upprättat åtgärdsförslag som har publicerats som en omfattande lägesbild.

Offentliga upphandlingar är ett betydelsefullt sätt att uppnå de strategiska målen för såväl regeringsprogrammet som kommunerna. Målen gäller bland annat:

• ekologiskt, socialt och ekonomiskt ansvar
• främjande av innovationer
• utveckling av strategisk ledning och informationsledning
• upphandlingskompetens och -förmågor
• förbättring av marknadens funktion.

Mer information på adressen hankinta-suomi.fi.

Materialet består av data om inköpsfakturor på webbplatsen Tutkihankintoja.fi. Materialet omfattar alla inköpsfakturor som gäller statens upphandlingar från början av 2016. Ett undantag utgörs av Skyddspolisen, Gränsbevakningsväsendet, Polisstyrelsen samt försvarsministeriets förvaltningsområde, vars upphandlingar inte ingår i materialet.

Informationen i tjänsten kommer för statens del från statens system för inköpsfakturor (Handi), varifrån de kopieras till tjänsten varje vecka. Detta innebär att fakturorna har redan hunnit kontrolleras och godkännas. Om fakturorna har korrigerats efter detta i bokföringssystemet eller om de strukits ur bokföringen uppdateras denna uppgift inte längre i denna tjänst.

Rådgivningsenheten för offentlig upphandling (JHNY) betjänar upphandlande enheter i frågor gällande offentliga upphandlingar. Rådgivningsenheten upprätthåller webbplatserna hankinnat.fi och upphandling.fi.

Rådgivningstjänster för leverantörer tillhandahålls av bland annat Företagarna i Finland. syftet med upphandlingsrådgivningen är att

• få de upphandlade enheterna att begära anbud så att små och medelstora företag kan lämna in anbud
• små och medelstora företag aktiveras och lämnar in anbud gällande offentliga upphandlingar
• utveckla dialogen mellan de upphandlande enheterna och anbudsgivarna.

• Hanteringen av utgifter är den enskilt mest sysselsättande processen inom statens ekonomiförvaltning. Staten hanterar över en miljon inköpsfakturor årligen. Hanteringen av utgifter omfattar administration av leverantörernas grundläggande uppgifter, hantering av utgiftsverifikat, utbetalning samt hantering av utgiftskontoutdrag.
• Administration av grundläggande uppgifter
  Målet med administrationen av grundläggande uppgifter är att uppgifterna ska lagras så automatiskt som möjligt vid inläsningen av inköpsfakturor. Eventuella grundläggande uppgifter som saknas ska lagras i Palkeet.Hantering av utgiftsverifikat
  Utgiftsverifikat kan hanteras automatiskt genom att använda orderhanteringen i tjänsten Handi. Om Handi inte kan användas används i första hand avtalsinställning och först som ett sista alternativ konteringskoden. Läs mer under rubriken ”Automatisering av hanteringen av utgifter”.Utbetalning
  Målet med utbetalning är automatisera utskick av betalningsmaterial så långt det är möjligt. Automatiseringen genomförs genom att använda betalningssystemens timerfunktioner. Om det inte går att skicka betalningsmaterialen automatiskt ska bokföringsenheten begära undantagslov av Statskontoret.

  När utskicken av betalningsmaterial till banken automatiseras måste man se till att systemen som hanterar betalningsmaterialet, dataöverföringsförbindelserna och servrarna är tillräckligt skyddade och att betalningsmaterialet bevaras oförändrat från att det skapas till att det sänds till banken.

  Hantering av utgiftskontoutdrag
  Bokföringsenhetens utgiftskontoutdrag ska konteras så automatiskt som möjligt med hjälp av betalningssystemens funktionalitet och konteringsregler.

  Konteringsregeln definieras för sådana debiteringstransaktioner som innehåller någon identifieringsuppgift som identifierar betalningsmaterialet (till exempel löner och leverantörsreskontrans SEPA-material).

Hos staten utvecklas hanteringen av utgifter genom att graden av automatisering ökas och ekonomiförvaltningens uppgifter koncentreras till servicecentret. En viktig faktor i att göra utgiftshanteringen smidigare är även att öka antalet nätfakturor – staten tar inte emot pappersfakturor, utan fakturorna ska skickas elektroniskt.

Automatiseringen sker genom att beställningarna koncentreras till att utföras av orderhanteringen i tjänsten Handi, som används gemensamt inom staten.

I bokföringsenheterna kan graden av automatisering av hanteringen av utgifter höjas

• genom att man börjar använda orderhanteringen i tjänsten Handi
• genom att man ökar användningen av funktionerna för avtalsinställning och konteringskod.

Avtalsinställning
Med avtalsinställning kan transaktioner som upprepas regelbundet hanteras automatiskt när fakturan motsvarar avtalet. Exempel på detta är månatliga hyresfakturor samt elöverförings- och energifakturor på årsnivå.

Användningen av avtalsinställning effektiviserar märkbart hanteringen av leverantörsfakturor. När avtalsinställning används kan avtalets uppgifter och inköpsfaktura riktas automatiskt, varvid inköpsfakturan inte kommer till bokföringsenheten för behandling.

Konteringskod
I sådana fall där Handi-tjänsten eller avtalsinställning inte kan användas används konteringskod vid statlig fakturering för att minimera andelen manuellt arbete.

Funktionen för konteringskod är avsedd att användas för återkommande fakturor, vars konteringar förblir oförändrade men vars faktureringsbelopp varierar. Exempel på sådana fakturor är telefonfakturor, fakturor för översättningstjänster och fakturor för måltidsstöd.

Användningen av en konteringskod effektiviserar hanteringen av inköpsfakturorna, eftersom en inköpsfaktura automatiskt får en kontering enligt konteringskoden när den används.

Mål som ställts upp för automatiseringen av hanteringen av utgifter

*) Beräkningssättet har ändrats: med automatisk hantering avses fullständigt (100 %) automatiskt hanterade inköpsfakturor. Tidigare inkluderades även konteringsreferenser som stöder s.k. automatisk kontering i nyckeltalet. Som nämnare används det totala antalet statliga inköpsfakturor.

**) Som nämnare används det totala antalet statliga inköpsfakturor.