Hoppa innehåll


Utveckling av upphandlingsväsendet

Det offentliga upphandlingsväsendet utvecklas genom samarbete

  • De statliga organisationerna upphandlar produkter och tjänster till ett värde av omkring sex miljarder euro per år. Gemensam god praxis säkerställer att upphandlingarna görs på ett enhetligt och effektivt sätt. Finland är en pionjär inom öppen förvaltning även när det gäller upphandlingar: Varje medborgare kan följa med användningen av skattepengar och ta reda på bakgrundsinformation om upphandlingar genom öppna data.

    Statskontoret erbjuder tjänster som anknyter till bland annat styrning, utveckling och uppföljning av upphandlingsväsendet, främst för de statliga ämbetsverkens bruk. Samarbetet med andra producenter av statens gemensamma tjänster, såsom Hansel och Palkeet, är mycket viktigt. Om du arbetar med offentliga upphandlingar inom statsförvaltningen, bekanta dig gärna med de nätverk som arbetar med statliga upphandlingar och kom med. I flikarna och beskrivningarna hittar du intressanta nätverk som kan vara till god hjälp.

  • Nätverkssamarbete

    De statliga upphandlingarna leds genom ett nätverkssamarbete, som omfattar bland annat ämbetsverkens upphandlingsexperter, koncernaktörer samt producenter av produkter och tjänster.

    Räknat i euro är statens interna serviceproducenter de största leverantörerna. Statens gemensamma tjänster produceras bland annat av

    • Senatfastigheter
    • Valtori
    • Hansel
    • Palkeet
    • HAUS
    • Statskontoret

    Koncernaktörerna upprätthåller nätverk inom olika områden, såsom upphandlingsväsendet, kunskapsbaserad ledning, kunskapsutveckling eller kommunikation.

    Finländska experter på upphandling är också med i många internationella nätverk gällande digitalisering av statliga upphandlingar, elektroniska upphandlingsmeddelanden och utveckling av upphandlingsväsendet.

  • Utvecklingsportfolio

    Utvecklingsportfolion sammanställs och upprätthålls genom en lägesbild och nätverksarbete. Utvärderingen, prioriteringen och resursfördelningen sker i styrgruppen för upphandlingsprocessen, där koncernaktörerna är representerade. I samarbete med andra intressentgrupper skapas en vägkarta för statliga upphandlingar under kommande år. Vägkartan baserar sig på en arkitekturmodell. På så sätt förbättrar man förutsättningarna för ledning och uppföljning av utvecklingsarbetet samt utför synligt utvecklingsarbete i projektportföljen.

    Den första vägkartan som skapats utifrån utvecklingsportfolion publiceras i materialbanken (se flikarna) under 2019.

  • Leverantörshantering inom statens ämbetsverk

    Staten är en lockande avtalspartner, eftersom staten som samarbetspartner är öppen, jämlik och professionell. Onödig byråkrati har eliminerats i statens upphandlingar, och upphandlingsprocessen kan redan genomföras på ett smidigt sätt.

    Handledning för ämbetsverken i samarbetet med leverantörer

    Som en del av det långsiktiga samarbetet erbjuder staten sina leverantörer utbildnings-, kommunikations- och evenemangstjänster. Som samarbetspartner är staten intresserad av sina leverantörers synpunkter och utvecklingsbehov i fråga om statens upphandlingsväsende. Fokus ligger särskilt på att genomföra upphandlingarna ansvarsfullt och i tillräckligt små delar, så att även små och medelstora företag har bättre möjligheter än i nuläget att delta i upphandlingarna.

    Statskontorets uppgift är att ge ämbetsverken anvisningar och handledning för ett smidigt samarbete med leverantörerna och utveckling av detta samarbete. Samarbetet med leverantörer omfattar bland annat följande frågor:

    • Hur ger ämbetsverken anvisningar för hantering av leverantörsfrågor?
    • Vilka faktorer behöver ämbetsverken beakta i uppföljningen av leverantörer?
    • Hur följs exempelvis avtalsvillkoren upp?
    • Hur tar leverantörerna leverantörsportalen i statens gemensamma tjänst Handi i bruk?
  • Digitalisering av upphandlingar

    Statens upphandlingsprocesser är enhetligare och smidigare än tidigare tack vare programmet för digitalisering av statens upphandlingar. Upphandlingarna sköts nu ännu mer professionellt och förutsättningarna för kunskapsbaserad ledning har förbättrats. Programmet gick ut på att utveckla upphandlingsprocessen i sin helhet från identifiering av upphandlingsbehovet till beställning, betalning och rapportering.

    År 2020 är statens upphandlingsväsende:

    • professionellt
    • pålitligt
    • enhetligt
    • effektivt
    • öppet

    Programmet för digitalisering av upphandlingar är indelat i omkring tio projekt och mindre uppgiftshelheter. De mest betydande resultaten av programmet är:

    • Tjänsten Handi,  statens gemensamma lösning för beställningar och hantering av fakturor
    • Tjänsten Hanki, det vill säga digital konkurrensutsättning av statliga upphandlingar.
    • Förnyelse av tjänsten Hilma, som är en annonskanal för offentliga upphandlingar
    • Öppnande och omfattande användning av upphandlingsdata i exempelvis tjänsterna AvoinData.fi, TutkiHankintoja.fi och Hankintapulssi.

    Digitaliseringen av upphandlingar har genomförts av flera nätverk av yrkespersoner inom upphandlingsväsendet och av producenter av statens gemensamma tjänster. Handi-programmet har genomförts av drygt hundra yrkespersoner inom offentliga upphandlingar, huvudsakligen inom statsförvaltningen.

    Bekanta dig med slutrapport från programmet för digitalisering av statens upphandlingar > (på finska)
    Läs mer på webbsidan handi.fi > (på finska)

  • Upphandlingsväsendets expertkommunikation

    Offentliga upphandlingar diskuteras i stor utsträckning inom olika målgrupper, exempelvis på seminarier och i sociala medier. För att yrkespersoner inom statsförvaltningens ekonomi- och upphandlingssektor ska kunna delta i denna diskussion och påverka genom kommunikation inom sitt eget specialområde, erbjuds de handledning i små grupper.

    I en specialsektor som offentliga upphandlingar kan även en liten krets av följare ge citat och kommentarer i sociala medier, vilket utökar diskussionsöppningens synlighet betydligt. Till de frågor som diskuteras aktivast hör bland annat ansvar samt små och medelstora företag.

    I utvecklingen av experternas kommunikationsfärdigheter fokuserar man på följande

    • upphandlingsväsendets diskussioner via nätet
    • identifiering av kompetens och förtydligande av nyckelbudskap
    • verktyg i sociala medier
    • förmåga att uppträda och argumentera
    • bloggar som verktyg för upphandlingsexperter
  • Kunskapsutveckling Upphandling 2020

    Kompetensen inom nätverket av yrkespersoner inom det statliga upphandlingsväsendet utökas bland annat genom centralisering av funktioner och utökad utbildning.

    Som en del av Handi-programmet har en omfattande utbildningshelhet om upphandlingsprocessen planerats för experterna inom upphandlingar och ekonomi. Utbildningen, som går under namnet Upphandling 2020, är det första webbutbildningsprogrammet om statliga upphandlingar där man går igenom upphandlingsprocessen som en helhet från början till slut.

    Upphandling 2020 – Sju nätkurser

    Upphandling 2020 omfattar sju nätkurser, varav sex har publicerats. Utbildningshelheten har delats in i kurser enligt upphandlingsprocessens skeden.

    1. Ledning av upphandlingar som en del av ledningen av verksamheten

    2. Planering av upphandlingar

    3. Förberedelser inför en upphandling och konkurrensutsättning

    4. Avtalshantering

    5. Beställning

    6. Utgiftshantering och betalning

    7. Rapportering och analys

  • Lägesbild över de statliga upphandlingarna

    Varje kvartal sammanställer Statskontoret en lägesbild över helheten av statliga upphandlingar. Lägesbilden innehåller bland annat information om hur väl processerna fungerar, utvecklingsbehov, avtalsbasen och leverantörer. Den första lägesbilden publiceras under 2019.

  • Självutvärdering av upphandlingsväsendet

    Det lönar sig inte att uppfinna hjulet på nytt – inte heller när man utvecklar upphandlingsväsendet. Därför skapas även för statliga upphandlingar entydiga indikatorer för självutvärdering av upphandlingsväsendet. Utgående från resultaten av utvärderingarna tar man fram jämförelseinformation som stöd för utvecklingen av de offentliga upphandlingarna.

    De första resultaten kommer under 2019.

  • God praxis

    Nätverkandet med andra ämbetsverks experter utgör en mycket viktig del av upphandlingsexperternas arbete. Genom detta kan man dela med sig av insikter gällande utvecklingen av upphandlingsväsendet och god praxis till liknande verksamhetsmiljöer.

    Nätverk ger makt

    Experterna inom statliga upphandlingar uppmuntras att nätverka bland annat genom månatliga arbetsseminarier, där teman såsom ansvar eller elektronisk upphandling har behandlats. År 2019  letar många upphandlingsexperter efter god praxis för ibruktagande av Handi-tjänsten. En ny lösning för hantering av beställningar och fakturor tas i bruk av alla bokföringsenheter inom 2019. Palkeet ansvarar för projektet.

    Vissa problem återkommer ofta när det gäller utvecklingen av upphandlingar:

    • planeringen av upphandlingar som ett element i planeringen av ekonomin
    • ledningen av upphandlingar, roller och ansvar
    • organisering och centralisering av upphandlingar
    • leverantörshantering och -samarbete

    Se även Statskontorets anvisningar om god praxis i processen från upphandling till betalning. Anvisningarna hjälper bokföringsenheterna i många frågor som rör utvecklingen av verksamheten.

    God praxis inom processen från upphandling till betalning >

  • Upphandlingsordlista

    På adressen Handi.fi/sanasto har man byggt upp en ordlista med över hundra ord relaterade till upphandling. Där kan man söka på termer som används inom offentliga upphandlingar i Finland för att kontrollera vad de betyder.

    Gå till upphandlingsordlistan

  • Upphandlingsrådgivning

    Rådgivningsenheten för offentlig upphandling ger upphandlande enhete service i ärenden som gäller offentlig upphandling. Rådgivningsenheten upprätthåller webbplatserna hankinnat.fi och upphandling.fi.

    Rådgivningstjänster för leverantörer tillhandahålls bland annat av företagarna i Finland. Syftet med upphandlingsrådgivningen är att

    • på de upphandlande enheterna att begära anbud på ett sådant sätt att små och medelstora företag kan lämna anbud,
    • aktivera små och medelstora företag att lämna anbud i offentliga upphandlingar och
    • utveckla dialogen mellan upphandlande enheter och anbudsgivare.
  • Hankinta-Suomi

    Syftet med samarbetsforumet för offentlig upphandling är att främja samhällseffekterna av de medel som används för offentlig upphandling samt de offentliga finansernas hållbarhet. Ett strategiskt forum för offentliga upphandlingar, som för samman representanter för såväl statliga som kommunala upphandlingar, kommer inom kort att grundas i Finland.

    Den första punkten på agendan har varit en gemensam strategi för alla offentliga upphandlingar. Offentlig upphandling är i nyckelroll när det gäller att uppnå både regeringsprogrammets och kommunernas strategiska mål. Målen gäller bland annat:

    • ekologiskt, socialt och ekonomiskt ansvarstagande
    • främjande av innovationer
    • utveckling av den strategiska ledningen och informationsledningen
    • utveckling av upphandlingskompetensen och -förmågan
    • förbättra marknadens funktion

    Mer information om Hankinta-Suomi >

  • Öppna data i upphandlingar

    De upphandlingar som statens ämbetsverk har gjort har publicerats som öppna data på adressen avoindata.fi. Hansels material innehåller  alla inköpsfakturor för statliga upphandlingar sedan början av 2016. Undantag utgörs av Skyddspolisen, gränsbevakningsväsendet, polisstyrelsen och försvarsministeriets förvaltningsområde, vars upphandlingar inte är med i materialet.

    Som en del av programmet för digitalisering av upphandlingar har man också lanserat tjänsten Tutkihankintoja.fi, där samma datainnehåll illustreras på ett användarvänligt, visuellt sätt.

    Statens inköpsfakturor på adressen avoindata.fi

    Tutkihankintoja.fi

    Öppna data kommer förhoppningsvis att föra med sig nya sätt att använda information. Allmänna kunskaper om statliga upphandlingar ökar också medborgarnas förståelse för statsförvaltningen och intresse för allmännyttiga frågor.

  • Statliga upphandlingar i sociala medier

    Statliga upphandlingar diskuteras aktivt i sociala medier. Vi rekommenderar i synnerhet ämnesorden

    och Twitterprofilerna: