Evenemangsarrangören ska i evenemangsgarantins ansökningsformulär ange kostnadskalkylen för evenemanget och specificera huvudarrangörens och underleverantörernas andel av kostnaderna i kalkylen. Som underleverantör anses sådan aktör, till exempel huvudarrangörens avtalspartner, som har kostnader som hör till planeringen, organiseringen eller realiseringen av evenemanget. I kostnadskalkylen kan som underleverantörskostnad till exempel avtalssumma för den del som avser evenemanget i fråga anges – oavsett om den delen av avtalssumman möjligtvis redan betalats.
Om evenemanget ställs in på grund av myndigheternas coronarestriktioner och evenemangsarrangören i det skedet redan betalat en del av avtalssumman till underleverantören, kan båda parterna ansöka om ersättning för de kostnader som uppstått: Evenemangsarrangören för det som redan betalats till underleverantören och underleverantören för kostnader som redan uppstått men som de ännu inte fått någon ersättning för.
Till evenemangsarrangörens kostnader kan däremot anses höra materialinköp och eget arbete som hör till evenemanget, olika tillståndsavgifter till polis och andra myndigheter samt avgifter för utländska underleverantörer, freelancers eller andra motsvarande aktörer som inte har finskt FO-nummer.