Hyppää sisältöön

Verkkolaskutus

Valtio vastaanottaa vain verkkolaskuja ja valtion virastoilla on myös valmius lähettää niitä. Verkkolasku on edellytys taloushallinnon automatisoinnille.

Valtio vastaanottaa vain Eurooppa-normin mukaisia laskuja 1.4.2021 alkaen.
Valtiolle saapuvista laskuista
98%
on verkkolaskuja.
  • Valtio vastaanottaa vain verkkolaskuja. Valtio ei vastaanota sähköpostin liitteenä lähetettyä laskua, sillä se ei ole verkkolasku.

    Valtio vastaanottaa vain Eurooppa-normin mukaisia laskuja. Tutustu laskun sisältöä ja välittämistä koskeviin vaatimuksiin välilehdillä Julkishallinnon soveltamisohje ja EN16931 ohjeet sekä Laskun vähimmäistietosisältö. Laskulla tulee olla riittävät ja oikeat tiedot, jotta lasku voidaan käsitellä automaatiota hyödyntäen.

    Valtiokonttori ylläpitää ohjeita siitä, miten lähetät verkkolaskun valtiolle ja miten toimit, kun haluat vastaanottaa laskusi valtion virastoilta sähköisenä.

  • Mistä on kyse?

    Valtio vastaanottaa vain verkkolaskuja. Verkkolaskujen mukana voit lähettää myös liitteitä. Laskulla tulee olla riittävät ja oikeat tiedot, jotta laskun käsittelyä voidaan automatisoida. Laskun sisältövaatimuksista on kerrottu tarkemmin välilehdellä Laskun vähimmäistietosisältö ja verkkolaskudirektiivi.

    Valtio ei vastaanota sähköpostin liitteenä lähetettävää laskua.

  • Ratkaisut verkkolaskun laatimiseen ja linkit laskutusportaaleihin

    Jos laskutatte valtiota eikä käytössänne ole järjestelmää, jolla tuottaa verkkolaskuja, voitte käyttää verkkolaskujen luomiseen ja lähettämiseen Handi-toimittajaportaalia tai Basware Portal -palvelua.

    Huom! Puolustusvoimien toimittajat käyttävät Apix Messaging Oy:n laskutusportaalia. Puolustusvoimien laskutusportaaliin liittyvissä kysymyksissä voitte olla yhteydessä Puolustusvoimien palvelukeskukseen ostolaskut.pvpalvk(at)mil.fi


    Handi-toimittajaportaali

    Valtiolle tuotteita ja/tai palveluita myyvät toimittajat voivat luoda ja lähettää maksutta verkkolaskuja valtion virastoille Handi-toimittajaportaalin kautta.  Valtion virastoille lähetettävien verkkolaskujen laatimiseen tulee ensisijaisesti käyttää Handi-toimittajaportaalia. Toimittajaportaalin käyttöönotto edellyttää yhteydenottoa asiakkaana toimivan viraston yhteyshenkilöön tai ostajaan. Asiakasvirasto ilmoittaa uuden toimittajansa tiedot Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskukseen (Palkeet), jonka jälkeen Palkeet kutsuu toimittajan rekisteröitymään Handi-palvelun toimittajaportaalin käyttäjäksi. 

    Handi-toimittajaportaalin käytön tuki
    Handi-toimittajaportaalin käyttöönottoon ja käyttöön liittyvissä asioissa saatte tukea Palkeiden Handi-palveluryhmästä:

    Huom! Handi-toimittajaportaaliin jo rekisteröityneet toimittajat pääsevät kirjautumaan Handi-toimittajaportaaliin alla olevasta linkistä. Uusien toimittajien tulee olla yhteydessä asiakasviraston yhteyshenkilöön tai ostajaan toimittajaportaalin käytön aloittamiseksi.
    Handi-toimittajaportaaliin (vain rekisteröityneet toimittajat) >


    Basware Portal -palvelu

    Verkkolaskuja voi tehdä ja lähettää maksutta valtion tarjoamalla Baswaren verkkolaskutuspalvelulla. Palvelun käyttöönotto edellyttää rekisteröitymistä. Uusien toimittajien tulee olla yhteydessä asiakasviraston yhteyshenkilöön tai ostajaan portaali käytön aloittamiseksi.

    Basware Portal -palvelun käytön tuki
    Baswaren puhelintuki palvelee toimittajia maanantaista perjantaihin klo 8.00-17.00 Suomen aikaa. Puhelintuen yhteystiedot ovat (yhteystiedot löytyvät myös portaalin Tuki-sivustolta):

    Area Phone numbers Opening hours
    Asia Pacific
      +61 2 8310 7471 (International)
    1300 853 040 (Australia only)
    9.00 – 17.30 (local time – AEST) excluding NSW public holidays
    Europe
    Belgium 0902/15 005 (French and English speakers) 0.75 €/minute (Belgium only)
    +32 2 588 51 56 (Dutch speakers)
    8.00 – 17.00 (local time) excluding public holidays
    Denmark +45 70 272 969 8.00 – 16.00 (local time) excluding public holidays
    Finland 0209 3410 111
    0600 973 73 (Finland only) 3 €/minute + standard charge
    8.00 – 17.00 (local time)
    Germany +49 211 2409 2267 9.00 – 17.00 (local time) excluding public holidays
    The Netherlands +31 20 850 8045 9.00 – 17.00 (local time) excluding public holidays
    Norway +47 982 36 400 8.00 – 16.00 (local time) excluding public holidays
    Sweden +46 8 50 57 44 44 8.00 – 16.00 (local time) excluding public holidays
    United Kingdom +44 20 3868 1121 9.00 – 5.00 PM (GMT) excluding public holidays
    North America
    +1 800 672 8776 8.00 AM – 8.00 PM EDT (EST) excluding public holidays

     

    Basware PORTAL -sivustolle >

     

  • Verkkolaskuosoitteet

    Virastojen ajantasaiset verkkolaskuosoitteet löytyvät Verkkolaskuosoitteistosta. Verkkolaskuosoitteisto-sivustolle >

    Valtiokonttorin verkkolaskutusosoitteet työtapaturma- ja sotilastapaturma-asioissa >


    Valtion verkkolaskuosoitteiden rakenne*:

    Verkkolaskuosoite: Viraston OVT-tunnus
    OVT-tunnus: Viraston OVT-tunnus
    Välittäjätunnus: E204503 (OpusCapita Solutions)

    Valtion verkkolaskuoperaattori on OpusCapita Solutions.

    * Muista valtion virastoista poiketen Puolustusvoimien ja Huoltovarmuuskeskuksen verkkolaskuoperaattorina toimii Apix Messaging Oy ja välittäjätunnus on 003723327487.

  • Mitä?

    Valtion virastoilla on valmius lähettää sähköisiä laskuja asiakkailleen.

    Yrityksille laskut lähetetään pääasiassa verkkolaskuina, mutta yritykset voivat vastaanottaa laskuja myös Suomi.fi-viestit palveluun. Valtio tarjoaa kuluttajille useita tapoja vastaanottaa sähköisiä laskuja. Kuluttajat voivat vastaanottaa laskuja Suomi.fi-viestit postilaatikkoon, Postin OmaPosti -palveluun ja e-laskuna verkkopankkiinsa. Maanmittauslaitoksen asiakkaat voivat myös vastaanottaa laskuja MobilePay:n. Muiden valtion virastojen osalta MobilePay käyttöönottoja edistetään myöhemmin.

    Valtio ei lähetä laskuja sähköpostin liitteenä.

  • Yritysasiakas

    Jos vastaanotat laskuja valtiolta ja haluat siirtyä paperilaskun sijasta verkkolaskuun, ole yhteydessä laskuttavaan virastoon.

    Voit pyytää laskuttavalta virastolta sähköisenä myös liitteellisen laskun. Jos käytät välittäjänä pankkia ja yrityksesi on tehnyt sopimuksen pankin kanssa liitteiden välittämisestä, ilmoita laskuttavalle virastolle liitteen vastaanottovalmiudesta. Muussa tapauksessa saat liitteellisen laskun paperipostissa.

  • Kuluttaja-asiakas

    Sähköinen lasku on helppo ja virheetön tapa maksaa lasku ajasta ja paikasta riippumatta. Se on myös ilmastoystävällisempi tapa laskuttaa kuin paperilasku.

    Kun otat Suomi.fi-viestit palvelun käyttöön, saat laskusi sähköisesti niistä asiointipalveluista, jotka käyttävät Suomi.fi-viestejä. Et saa näin ollen enää paperipostia kotiisi. Lisätietoa Suomi.fi-viestit palvelun käyttöönotosta Digi- ja väestötietoviraston Suomi.fi-verkkosivulta.

    Voit myös vastaanottaa laskusi sähköisesti Postin tarjoamaan OmaPosti palveluun. Saat OmaPostin käyttöön rekisteröitymällä Postin kuluttajapalvelujen asiakkaaksi.

    Saat e-laskun käyttöön tilaamalla sen oman verkkopankkisi kautta. Verkkopankista löytyy lista laskuttajista, joilla on valmius lähettää e-laskuja. E-laskun tilaamisen yhteydessä valtiolla käytetään tunnistustietona henkilötunnusta.

    Kun tilaat paperilaskun sijaan e-laskun, laskun tiedot saapuvat verkkopankkiisi automaattisesti. Jos haluat, saat ilmoituksen laskun saapumisesta verkkopankin lisäksi sähköpostiin tai tekstiviestillä. Verkkopankissa tarkistat laskun tiedot ja tarvittaessa hyväksyt ne.

    Halutessasi voit myös asettaa esimerkiksi säännölliset laskut menevän maksuun automaattisesti. E-laskuja voit vastaanottaa muun muassa liikenne- ja viestintävirasto Traficomin ajoneuvoveroista ja radiotaajuusmaksuista sekä Verohallinnon veroista. Myös muut valtion virastot tarjoavat e-laskua.

  • Laskun vähimmäistietosisältö

    Laskulla tulee olla riittävät ja oikeat tiedot, jotta lasku voidaan käsitellä automaatiota hyödyntäen. Laskun tulee täyttää Verohallinnon ohjeen mukaiset Laskuvaatimukset arvonlisäverotuksessa. Lisäksi laskulla tulee olla tilausnumero, sopimusnumero, tiliöintiviite tai työmaatieto, jos asiakas on ilmoittanut kyseisen tiedon.

    Puutteelliset laskut palautamme maksamattomana.

    Laskulla pitää olla lisäksi asiakkaan erikseen ilmoittamat yhteyshenkilö- ja lisätiedot laskun käsittelyn sujuvoittamiseksi vastaanottajalla.

  • Tilausnumero

    Tilausnumerolla lasku voidaan automaattisesti kohdistaa laskujenkäsittelyjärjestelmässä tilaukseen. Siksi on tärkeää, että laskulla välitetään laskun vastaanottavan viraston ilmoittama tilausnumero. Tilausnumeron lisäksi laskulla pitää olla asiakkaan ja laskuttajan yhteyshenkilön nimi.

    Tilausnumeron ensimmäiset merkit ovat V1. Tilausnumero on laskutasoinen tieto ja laskulla saa olla vain yhden tilauksen tiedot. Tilausnumeron yhteyteen ei saa laittaa muuta tietoa.

    Tilausnumero välitetään laskulla ensisijaisesti kentässä ”tilausnumero” (Finvoice XML:ssä OrderIdentifier).  Poikkeustilanteessa asiakkaan kanssa voi sopia tiedon välittämisestä ”ostajan viite/viitteenne” kentässä (Finvoice XML:ssä BuyerReferenceIdentifier).

    Tilausnumeron on oltava verkkolaskun visuaalisen kuvan lisäksi laskusta muodostetussa XML-tiedostossa. Laskun automaattinen kohdistaminen tilaukseen tapahtuu laskun XML:ssä olevan tilausnumeron perusteella. Laskun kuvalta kohdistusta ei voi tehdä.

  • Sopimusnumero

    Sopimusnumerollinen lasku voidaan automaattisesti kohdistaa laskujenkäsittelyjärjestelmässä ennalta tallennettuun sopimukseen. On tärkeää, että laskulla välitetään laskun vastaanottavan viraston ilmoittama sopimusnumero. Sopimusnumeron lisäksi laskulla on oltava asiakkaan ja laskuttajan yhteyshenkilön nimi.

    Sopimusnumeron ensimmäiset merkit ovat aina VSK1. Sopimusnumero on laskukohtainen ja laskulla saa olla vain yhden sopimuksen tiedot. Sopimusnumeron yhteyteen ei saa laittaa muuta tietoa.

    Sopimusnumero tulee välittää ensisijaisesti kentässä ”sopimusnumero” (Finvoice XML:ssä AgreementIdentifier). Jos kyseinen kenttä ei ole käytössä laskutusjärjestelmässä, voi sopimusnumeron välittää poikkeustapauksissa kentässä ”ostajan viite/viitteenne” (Finvoice XML:ssä BuyerReferenceIdentifier).

    Sopimusnumeron on oltava verkkolaskun visuaalisen kuvan lisäksi laskusta muodostetussa XML-tiedostossa. Laskun automaattinen kohdistaminen sopimukseen tapahtuu laskun XML:ssä olevan sopimusnumeron perusteella. Laskun kuvalta kohdistusta ei voi tehdä.

  • Tiliöintiviite

    Tiliöintiviite on toiminnallisuus, jonka avulla lasku saa automaattisesti tiliöinnin laskujenkäsittelyjärjestelmässä olevan tiedon perusteella.

    Tiliöintiviitteen ensimmäiset merkit ovat aina TK1. Tiliöintiviite on laskukohtainen ja laskulla saa olla vain yksi tiliöintiviite. Tiliöintiviitteen yhteyteen ei saa laittaa muuta tietoa.

    Tiliöintiviite tulee välittää ensisijaisesti kentässä ”tiliöintiviite” (Finvoice XML:ssä  AccountDimensionText). Jos kyseistä kenttää ei ole käytössänne olevassa laskutusjärjestelmässä, voi tiliöintikoodin välittää poikkeustapauksissa kentässä ”ostajan viite/viitteenne” (Finvoice XML:ssä BuyerReferenceIdentifier). Tiliöintiviitteen lisäksi laskulla on ilmoitettava asiakkaan ja laskuttajan yhteyshenkilön nimi.

    Tiliöintiviite on oltava laskun visuaalisen kuvan lisäksi laskusta muodostetussa XML-tiedostossa.

  • Työmaatieto

    Työmaatiedolla tunnistetaan laskut, joka kuuluvat Verohallinnon rakentamiseen liittyvän tiedonantovelvollisuuden piiriin. Laskulla laskutetaan vain kyseisen työmaan laskut.

    Työmaatieto tulee välittää ensisijaisesti Finvoice XML:ssä kentässä DeliverySiteCode tai laskutusjärjestelmän tuottaman muut formaatin vastaavassa kentässä.

    Työmaatiedon merkit ovat TA-FI-ST tai TA-FI. Työmaatiedon lisäksi kyseisessä tietokentässä ei saa olla muuta tietoa.

  • Laki sähköisestä laskutuksesta (241/2019)

    Euroopan unioni on antanut direktiivin 2014/55/EU koskien Eurooppa-standardin mukaisia sähköisiä laskuja ja komission määrittelemiä sanomamuotoja kynnysarvot ylittävissä julkisissa hankinnoissa. Eurooppa-standardi on saatavissa maksutta Suomen standardisoimisliiton SFS Ry:n sivuilta.

    Lailla hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta pantiin täytäntöön sähköisestä laskutuksesta julkisissa hankinnoissa annettu Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 2014/55/EU

    Laki astui voimaan valtion osalta 1.4.2019. Lain mukaan valtiolla pitää olla tällöin valmius vastaanottaa Eurooppa standardin  mukaisia verkkolaskuja myös komission määrittelemissä sanomamuodoissa (ULB 2.1 ja Cross Industry Invoice D16B).

    UBL:n ja CII:n lisäksi valtiolla on valmius vastaanottaa verkkolaskuja myös yleisesti tunnetuissa muissa sanomamuodoissa.

    Laki sähköisestä laskutuksesta > 

  • Julkishallinnon soveltamisohje

    Julkishallinto on antanut täsmentävän ohjeen direktiivissä 2014/55/EU ja laissa hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta (241/2019) kuvatusta verkkolaskun Eurooppa-standardin tietosisältömallista. Ohjeeseen on koottu ne tietoelementit, joita julkishallinto vaatii verkkolaskulla. Lisäksi ohjeeseen on päivitetty ALV-tunnuksen vaatimus, jos laskussa on ALV-myyntiä.

    Julkishallinnon täsmentävä ohje BT-17 korjaus 3-2020>

    Eurooppa-normin mukaisissa verkkolaskuissa käytettävät verokohtelukoodit >

    Julkishallinnon ohje englanninkielinen>

    Verkkolaskumallit, joissa on kuvattu Eurooppa-normissa käytettävät verokoodit>

    EN-16931 Semanttisen mallin kytkentä Finvoice3 ja PEPPOL BIS3

    Julkishallinnon verkkolaskujen tietosisältövaatimukset Eurooppalaisen verkkolaskumallin sisältö on päivitetty Finvoice 3.0 ja TEAPPSXML 3.0 versioissa, joista on julkaistu vastaavuustaulukko Finanssialan ja Tiedon sivuilla, ohessa linkit

    Linkki Tiedon sivuille >

    Linkki Finanssialan sivuille >

    Koontilasku

    Perinteisesti koontilasku on lasku, jolla veloitetaan laskuriveillä useampaa sopimusta tai tilausta. Tällainen lasku ei sovellu Eurooppa-normin mukaiseen laskutukseen, koska Eurooppa-normin mukaisessa laskussa ei ole mahdollista kertoa laskurivikohtaisesti kunkin tilauksen tai sopimuksen numeroa (rivitasoinen tieto).

    Eurooppa-normin mukaisella laskulla voidaan laskuttaa useampi toimitus, jos kyseiset toimitukset on tilattu laskukohtaisella samalla ostotilausnumerolla tai sopimusnumerolla (otsikkotasoinen tieto). Jos laskulla ei ole otsikkotasoista sopimus- tai tilausnumeroa, tällöin kaikki eri tilaukset tulee laskuttaa omalla erillisellä laskulla.

     

    Lisätietoja Julkishallinnon soveltamisohjeesta ja Eurooppa-normin mukaisesta verkkolaskutuksesta: verkkolaskutus@valtiokonttori.fi