Hyppää sisältöön


Menojen käsittely

Tavoitteena, että vuoden 2021 loppuun mennessä
30%
menotositteista käsitellään automaattisesti.
  • Menojen käsittely on valtion taloushallinnossa työllistävin yksittäinen prosessi. Valtiolla käsitellään yli miljoona ostolaskua vuosittain. Tämän prosessin automatisointi onkin hyvin tärkeää. Valtion menojen käsittelyn automatisointi on Valtiokonttorin vastuulla.

  • Mitä?

    Menojen käsittely sisältää toimittajien perustietojen ylläpidon, menotositteiden käsittelyn, maksatuksen sekä menotiliotteiden käsittelyn.

    Perustietojen ylläpito
    Perustietojen ylläpidossa tavoitteena on, että perustiedot tallentuvat mahdollisimman automaattisesti ostolaskun sisäänluvun yhteydessä. Mahdolliset puuttuvat perustiedot tallennetaan Palkeissa.

    Menotositteiden käsittely
    Menotositteita voidaan käsitellä automaattisesti Handi-palvelun tilaustenhallintaa hyödyntämällä. Jos Handia ei voida hyödyntää, käytetään ensisijaisesti sopimuskohdistusta ja vasta viimeisenä vaihtoehtona tiliöintikoodia. Lue lisää otsikon ”Menojen käsittelyn automatisointi” alta.

    Maksatus
    Maksatuksen tavoitteena on maksuaineistojen lähetyksen automatisointi mahdollisimman pitkälle. Automatisointi toteutetaan hyödyntämällä maksuliikejärjestelmien ajastustoimintoja. Mikäli maksuaineistojen lähettämistä ei voida automatisoida, on kirjanpitoyksikön pyydettävä Valtiokonttorilta poikkeuslupa.

    Automatisoitaessa maksuaineistojen pankkiin lähetys, maksuaineistoa käsittelevien järjestelmien, tiedonsiirtoyhteyksien ja palvelinten osalta on varmistuttava suojausmenettelyistä ja siitä, että maksuaineistot säilyvät muuttumattomana maksuaineiston luonnista pankkiin toimittamiseen asti.

    Menotiliotteiden käsittely
    Kirjanpitoyksikön menotiliotteet tulee tiliöidä mahdollisimman automaattisesti hyödyntäen maksuliikejärjestelmien toiminnallisuuksia ja tiliöintisääntöjä.

    Tiliöintisääntö määritellään sellaisille veloitustapahtumille, jotka sisältävät jonkin maksuaineistoa yksilöivän tunnistetiedon (esim. palkat, ostoreskontran SEPA-aineisto).

  • Menojen käsittelyn automatisointi

    Valtiolla menojen käsittelyä kehitetään lisäämällä automaatiota ja keskittämällä taloushallinnon tehtäviä palvelukeskukseen. Myös verkkolaskujen määrän kasvattaminen on tärkeä osa menojen käsittelyn sujuvoittamista – valtio ei vastaanota paperilaskuja, vaan laskut tulee toimittaa sähköisessä muodossa.

    Automatisointi tapahtuu keskittämällä tilaukset valtiolla yhteisesti käytössä olevan Handi-palvelun tilaustenhallinnan tehtäväksi.

    Kirjanpitoyksiköissä menojen käsittelyn automatisointiastetta voidaan nostaa

      • ottamalla käyttöön Handi-palvelun tilaustenhallinta
      • lisäämällä sopimuskohdistus ja tiliöintikoodi -toiminnallisuuksien käyttöä.

    Sopimuskohdistus
    Sopimuskohdistuksen ansiosta säännöllisesti toistuvat suoritukset voidaan käsitellä automaattisesti silloin, kun lasku vastaa sopimusta. Esimerkkejä ovat kuukausittaiset vuokralaskut sekä sähkönsiirto- ja energialaskut vuositasolla.

    Sopimuskohdistuksen käyttö tehostaa merkittävästi ostolaskujen käsittelyä. Sitä käytettäessä sopimuksen tiedot ja ostolasku voidaan kohdentaa automaattisesti, jolloin ostolasku ei tule kirjanpitoyksikköön käsiteltäväksi.

    Tiliöintikoodi
    Tapauksissa, joissa ei voida hyödyntää Handi-palvelua tai sopimuskohdistusta, käytetään valtion laskutuksessa tiliöintikoodia manuaalisen työn minimoimiseksi.

    Tiliöintikoodi-toiminnallisuus on tarkoitettu käytettäväksi toistuvissa laskuissa, joiden tiliöinnit säilyvät samoina, mutta laskutettavat summat vaihtelevat. Esimerkkejä tällaisista laskuista ovat puhelinlaskut, käännöspalvelulaskut ja ateriatukilaskut.

    Tiliöintikoodin käyttö tehostaa ostolaskujen käsittelyä, koska sitä käytettäessä ostolasku saa automaattisesti tiliöintikoodin mukaisen tiliöinnin.

  • Sopimuskohdistus

    Sopimuskohdistus, Rondo R8, pikaohje kirjanpitoyksiköille >
    Sopimuskohdistus, Handi, pikaohje kirjanpitoyksiköille >

    Toimittajien aktivointi

    Ohje toimittajien aktivointiin, mallipohja >
    Lomakepohja toimittajainformointiin (Liite 3 Valtiokonttorin ohjeeseen Hankinnasta maksuun -prosessin hyvät käytännöt, Dnro VK/44/00.01/2015) >
    Lomakepohja: Ohje toimittaja-aktivointiin, mallipohja > (ruotsinkielinen versio)
    Lomakepohja: Ohje toimittaja-aktivointiin, mallipohja > (englanninkielinen versio)

  • Tiliöintikoodi

    Ohje toimittaja-aktivoinnista tiliöinnin automaatiossa >

    Tiliöintimallin ilmoituslomake >

    Viitetietojen ilmoittaminen toimittajalle, sopimuskohdistus ja tiliöintikoodi >