Kukin vastuuvirasto on rekisterinpitäjä ja Webropol on tietojen käsittelijä. Useamman työnantajaviraston yhteisessä ilmoituskanavassa (mm. AVI, ELY) rekisterinpitäjä on näkemyksemme mukaan pääsääntöisesti se organisaatio, joka hallinnoi ilmoituskanavaa eli vastaa käyttöympäristöstä ja jossa on nimetty kanavan haltija.
Jokainen vastuuvirasto tekee Webropolin kanssa sopimuksen henkilötietojen käsittelystä. Sopimuspohja toimitetaan virastoille täydennettäväksi käyttöönoton hyväksynnän yhteydessä. Kaikki vastuuvirastot tekevät oman tietosuojavaikutusten arvioinnin, jossa arvioidaan viraston omaa ilmoitusten käsittelyprosessia. Tietosuojavaikutusten arviointia varten on yhteinen pohja, jossa on esitäytettynä järjestelmään liittyvät ja kaikille yhteiset tiedot.